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Seit dem 1.1.2007 ist es verbindlich. Wie in Geschäftskorrespondenz üblich, sind Emails mit Pflichtangaben zu versehen (HGB § 37a, GmbH § 35a, AktG § 80). Diese Anforderungen kann man mit Emailsignaturen (Text, HTML) erfüllen, die diese Pflichtangaben enthalten. Mit SignatureManager werden die Email-Signaturen der Emailanwender abteilungs- und unternehmensweit verwaltet.
Effektives Signaturmanagement
Signaturemanger generiert für jeden Anwender die Signaturen mit den individuellen Adressangaben im Unternehmensdesign, ähnlich wie man das bei Serienbriefen kennt. Diese Signaturen können einfach und sicher verteilt werden. Mit den komfortablen Managementfunktionen können die Signaturen entworfen und vor der Freischaltung ausgetestet werden.
Funktionsüberblick
- Komfortable Vorlagenverwaltung und Signaturgenerator
- Simulationslauf vor Freischaltung der Signaturen
- Verteilung von Text und HTML-Signaturen
- Abteilungs- und Standortbezogene Vorlagenverwaltung
- Freischaltung von Produkt- und Messeinformationen
- Abgleich der Daten mit dem Dominoverzeichnis
- Einbindung fremder Datenbestände (Zusatztool)
- Einfacher wechsel zwischen Signaturen (Zusatztool)
Problemlose Integration in vorhandene Domino-Infrastruktur
Im Gegensatz zu sogenannten Disclaimer-Produkten, steuert SignatureManager den Lotus Notes Mailclient an und es werden nicht erst beim Versenden die Signaturen über den den Domino-Server an die Mails angehangen. Der Anwender hat wie gewohnt seine eigene Signatur im Blick. Dabei ist SignatureManager aber auch eine ideale Ergänzung zu den serverbasierten Disclaimern, die z.B. mit der Domino-Version 7.x bereitgestellt werden können, weil die Signaturen dabei die individuellen Kommunikationsdaten bereitstellen und die Disclaimer zentrale Firmeninformationen enthalten.
Konfiguration und Systemvoraussetzung
- Lotus Domino Server 6.x - 8.x, Lotus Notes Client 6.x - 8.x
- Es sind keine Umprogrammierungen im Dominoverzeichnis oder Mailschablonen notwendig
- Die Installation von SignatureManager ist einfach. In wenigen Schritten können schon einfache Signaturen verteilt werden
- SignatureManager ist eine reine Lotus Notes Anwendung und kann sowohl von Anwendern in der Domino-Administration als auch in den Fachabteilungen (Marketing, Kommunikation) eingesetzt werden
- Weil SignatureManager keine Abhängigkeiten erzeugt, ist die Deinstallation gefahrlos. Der gepflegte Datenbestand im Dominoverzeichnis (N&A) und die Signaturen in den Maildatenbanken bleiben weiter erhalten
Schneller Wechsel zwischen mehrfach zugeordneten Signaturen
Mit dem Zusatztool SignatureSelfService können Anwender zwischen mehreren Signaturen einfach wechseln. Die Freigabe der möglichen Signaturen erfolgt durch die zentrale Administration. SignatureSelfService wird eingesetzt, wenn z.B. Mailanwender für mehrere Unternehmen tätig (zentrale Einkaufsabteilungen, mehrere Funktionen in einer Konzernstruktur).
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