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Notes Archivierung Überblick/ Beratung
Archivierung für Lotus Notes u.v.m. |
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Startschuss zur Archivierung
Archivierung ist eines der zentralen Themen unserer Zeit. Kaum eine Situation im operativen Geschäft, wo nicht Ergebnisse auf unseren Rechnern gespeichert oder bearbeitet werden. Alleine das benötigte Festplattenvolumen für die eMail-Kommunikation eines durchschnittlichen Unternehmens steigt um 35-50 % pro Jahr. Die Speichersysteme drohen überzulaufen. Sicherung auf günstigere Medien ist ein Weg aber keine Lösung, denn es spielen dabei noch eine Reihe weiterer Parameter eine Rolle.
Die Motivation sich mit dem Thema Archivierung zu befassen, reicht von der Volumen- und Performance-Einsparung über die optimale Unterstützung des operativen Geschäfts bis hin zur zwingenden Berücksichtigung interner und externer Regelungen wie Unternehmens-Policies oder Compliance-Vorgaben.
Egal woher der Startschuss kommt, Entscheidungen für eine Archivierungslösung sind immer komplex:
- Wie wird man den verschiedenen internen und externen Anspruchsgruppen wie Management, Desktop und mobile User, IT-Admin, Betriebsrat, Steuerprüfer und Audit-Teams etc. gerecht?
- Ist die Lösung Compliance-fähig?
- Welche Gesetze sind zu beachten?
- Wie sehen die Haftungsregelungen aus?
- Wo liegt die Abgrenzung zu ILM und DMS?
- Wie erreicht man eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Umgebung?
- Ist die Applikation Benutzer- und Administratorfreundlich?
- Ist eine Volltextsuche auch innerhalb der eMail-Anhänge integriert?
- Wie ist das Thema Versionierung der veränderten Archiv-Dokumente geregelt?
- Wer braucht Online- und wem reicht ein Offline-Zugriff?
- Wie einfach lässt sich auf das Archiv zugreifen und die Daten evtl. widerherstellen?
- Bietet die Lösung ausreichend Investitionsschutz durch Zukunftssicherheit?
- Wer übernimmt die Budgetierung?
- Wie gestalten sich Verhandlungen zu einem günstigen Preis-/Leistungsverhältnis?
- etc.
Schnell wird klar, dass es sowohl ein IT- aber hinsichtlich der rechtlichen Rahmenbedingungen vor allem ein Management-Thema ist.
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